結婚式の二次会幹事を任されたら！失敗しない二次会幹事マニュアル
大切な友人の結婚式幹事をお願いされて何をしたらいいのかわからず困っていませんか？
二次会を成功させたい幹事のために、二次会幹事がやることや当日までのスケジュール、注意点などを紹介します。
また、結婚式の二次会幹事をだれにお願いすべきか、お礼はどうしたらよいか検討中の新郎新婦にとっても役に立つ情報も合わせて記載しました。
二次会を考えている幹事も新郎新婦も参考にしてください。
- この記事の内容をざっくり言うと…
- ・結婚式の二次会幹事を頼まれたらチェック！幹事のやることリスト紹介
- ・二次会は4ヶ月前から準備をスタート！幹事は早めにお願いして
- ・結婚式の二次会幹事は友人2～4名にお願いするのが一般的
結婚式のプロに無料相談！
選べる4つの相談サポート♪
Hanayume（ハナユメ）の無料相談サポートでは、店舗・オンライン・LINE・電話の4つのサポート方法で相談を受付中！
・結婚式準備をどう進めたらいいかわからない…
・費用を抑えるにはどうしたらいいの？
そんなお悩みを、結婚式のプロに相談してみませんか？
オンラインでの相談は、当日予約もOK。LINEや電話なら予約の必要もないので、思い立ったらすぐに相談できます！
結婚式二次会幹事・新郎新婦のやること別チェックリスト
結婚式の二次会準備にはどのようなことがあるのでしょうか。まずは、準備すべき項目をリストアップしましょう。
幹事と新郎新婦、どちらが主体で行うものなのかも合わせてご紹介します。
結婚式の二次会は、幹事が主体で取り仕切ることがほとんどです。
しかし、上記リストで新郎新婦に〇がついているものは、二人が主体で決めてもらうほうがスムーズに準備ができるでしょう。
幹事と新郎新婦の役割分担をお互いが把握したうえで、コミュニケーションをとりながら準備を進めてください。
次の章では、ここでご紹介した幹事のタスクを、スケジュールに当てはめて見ていきましょう。
結婚式二次会当日までの準備スケジュール
結婚式二次会まで、幹事はどのタイミングで何をしたら良いのか、スケジュールをご紹介します。
4ヶ月前
二次会の4ヶ月前、早ければ5ヶ月前には新郎新婦から「二次会の幹事をしてほしい」という依頼があるでしょう。ここから当日まで、幹事としての役割がスタートします。
二次会の4ヶ月前には次のようなことを行います。
4ヶ月前は新郎新婦が主体で動くことの方が多いです。幹事は状況を把握し、新郎新婦のサポート役になりましょう。
3ヶ月前
3ヶ月前に行うことは次の通りです。
ここでも、新郎新婦が主体となりますが、会場の下見に立ち会ったり、招待状の文面を考えたりなど、新郎新婦をサポートしましょう。
招待したゲストのリストは出欠確認用に幹事も共有しておいてください。
2ヶ月前
2ヶ月前から、幹事はプログラムの作成に入ります。
プログラムの検討は、会場が決まった時点から始めてもOKです。忙しい時期や、慣れないことで不安な場合などは早め早めに動きましょう。
1ヶ月前
幹事は、1ヶ月前から本格的な準備に入るため忙しくなります。
ある程度の内容が固まったら、買い出しや備品の手配に入る前に新郎新婦を交えて打ち合わせを行うと良いでしょう。
1週間前
1週間前までには二次会の内容を確定させ、必要に応じて会場との打ち合わせを行います。
精算のタイミングや支払い方法などはこのタイミングで確認しましょう。事前精算の場合は新郎新婦と相談して誰が支払うかを決めてください。
二次会当日
二次会当日、幹事は会場設営から会の運営、片付け・精算までを行います。
当日の役割や注意点については次の章で詳しく解説していきます。
二次会当日に幹事が行う役割と注意ポイント
結婚式二次会の当日、幹事が担当する役割には次のようなものがあります。
- ・会場設営
- ・片付け
- ・受付
- ・会計
- ・司会
- ・進行
- ・進行サポート
- ・タイムキーパー
- ・音響
- ・映像撮影（カメラ・ビデオ）
それぞれ、注意点と一緒に詳しく解説しましょう。
会場の設営は幹事全員でやろう！
二次会当日はほかのゲストよりも早めに会場へ行き、備品の搬入や受付・会場内のデコレーションなどの会場設営を行います。
あわせて、二次会の流れや役割分担の確認など、最終打ち合わせができると安心です。
会場によっては事前にスタッフに伝えておけばセットしてくれることもある
テーブルレイアウトを事前に伝えておけば、会場設営は会場のスタッフが行ってくれることもあります。
そのほか、前日までに備品を持ち込んでデコレーションイメージを写真やイラストで伝えれば、細かな部分の設営まで行ってくれるところもありますので相談してみましょう。
受付はゲスト数に合わせて2～4名で行う
受付も幹事の当日の仕事です。少なくとも2名、ゲスト数が多い場合は4名用意しておくと安心です。
幹事にはほかの仕事もありますので、人数が足りない場合はゲストの中で当日の受付をお願いできそうな人に事前に依頼しておきましょう。
司会は幹事が行うケースとプロに任せるケースがある
結婚式の二次会は、プロの司会者に依頼するだけでなく、幹事が司会をするケースもあります。 パーティーの司会ができそうな人がいれば、その人にお願いしても良いでしょう。
ただし、ゲスト数が多い場合や仕事関係者が出席するような1.5次会に近い二次会ならばプロに任せるほうがおすすめです。
幹事が司会をする場合は複数名で担当してもOK
二次会の司会は、1名で行わなければならないというルールはありません。
新郎側幹事1名、新婦側幹事1名の合計2名で司会するなど、複数名で司会を務めても良いでしょう。
プログラムを円滑に進めるためのサポート役は2～4名いると安心
ゲームの景品を当選者に渡す、余興やゲームに必要なものをゲストに配るなど、スムーズな振興のためにはサポート役も必要です。
こちらも、二次会の規模や演出の数、余興の内容などによって2～4名いると良いでしょう。
音響や撮影などを幹事が行うケースもある
会場スタッフに音響、写真・ビデオ撮影はプロに依頼するケースもありますが、予算や会場によっては幹事が行うこともあります。
とはいえ、会場にある音響機材は操作が難しい場合もあるため、機材の扱いに慣れている人がいればその人にお願いするようにしましょう。
会費管理はしっかりと！誰が管理するかは新郎新婦を交えて事前に話し合う
会費は幹事がしっかり管理しましょう。会場や新郎新婦が預かってくれたり、ロッカーに預けたり、どのように保管するのか事前に確認しておくと安心です。
大切なことですので、だれがどのように会費を管理するのかは新郎新婦も交えて話し合うようにしてください。
会場への支払い方法やタイミングも事前に確認
会費管理の確認と一緒に、飲食代やレンタル代など、会場への支払いをどのタイミングで誰がするのかもあわせて確認しましょう。
事前に支払いが必要な場合は、誰かが立て替えておいて二次会後に会費から立替分を精算しなければなりません。
会費が足りない可能性もある！お金にまつわることは新郎新婦を交えて決めておこう
予算や会場の見積もりをもとに何にいくらかけるのかを決めて二次会の準備を進めますが、予想外の出費があって会費ですべて賄えなくなることもあります。
二次会当日に「支払いをしなければならないのにお金が足りない！」となった場合にどうするのかなど、支払いに関することは新郎新婦を交えて話し合っておきましょう。
忘れ物チェックは幹事が！片付けは会場スタッフがやってくれることが多い
会場の後片付けは会場スタッフが行ってくれるのがほとんどです。幹事は、ゲストの忘れ物がないかなど会場を見回ってチェックするようにしましょう。
ここまで、幹事目線で解説してきました。次の章では、新郎新婦目線で、二次会幹事にまつわる注意点を解説します。
結婚式二次会の幹事は「友人」にお願いしている新郎新婦が多い！依頼する際の注意点
結婚式二次会の幹事は、新郎の友人・新婦の友人・新郎新婦共通の友人などに依頼するケースが多いです。
親しい間柄であるため、「二次会の幹事お願い！」とメールで気軽に頼みたくなってしまいますが、結婚式の二次会幹事は思っているよりも大変。
依頼する際に注意すべきポイントをご紹介します。
幹事は複数がベスト！規模に合わせて2～4名か一般的
結婚式の二次会幹事は、1人にお願いするのではなく複数名依頼するようにしましょう。
ゲストの人数にもよりますが、2～4名で幹事グループを結成し、リーダーを決めて準備を進めてもらうようにすると幹事1人ひとりの負担が軽くなります。
また、幹事は新郎新婦どちらかの友人にお願いするケースと、新郎新婦それぞれの友人にお願いするケースがあります。
ゲストとの連絡をスムーズに行えるよう、新郎側・新婦側それぞれから選出してグループで幹事をしてもらうほうがおすすめです。
幹事を依頼する際は直接会ってお願いしよう
幹事をお願いする際は、メールや電話よりも会ってお願いすることをおすすめします。 仲が良く相談しやすい友人に依頼する場合でもメールでの依頼は控えましょう。
二次会の数ヶ月前から当日まで、幹事の仕事はたくさんあります。負担のかかる部分もあるため、仲が良い相手でも丁寧にお願いしてください。
また、仕事が忙しい人や遠方の友人などを幹事に選ぶのは控えたほうが賢明です。
すべて幹事任せはダメ！1～2回は幹事と新郎新婦で打ち合わせを
「幹事は任せたし、自分たちは結婚式の準備をするだけ！」と思ってはいけません。
すべて幹事任せにせず、初回の幹事顔合わせや途中の打ち合わせなどには必ず参加するようにしてください。「何か困っていることは？」など、細かな気配りも忘れずにしましょう。
幹事をお願いしたら連絡は密にとれるように心がける
幹事グループへは新郎新婦の連絡先を伝え、何かあったら連絡してもらえるような状態を心がけましょう。
結婚式が近づくと、準備の大変さや緊張から「忙しいのに・・・」と思ってしまう可能性もあります。
しかし、二人の結婚式の二次会をサポートしてくれている幹事には、感謝を忘れず対応するようにしましょう。
幹事をお願いできそうな人が見当たらない場合は二次会代行サービスに依頼するケースも
「ゲスト数が多く、幹事に負担がかかりすぎる」「みんな忙しくて幹事を依頼しづらい」「できればゲスト全員に楽しんでもらえる二次会にしたい」など、幹事を依頼できる人がいない場合は、二次会代行サービスを活用しましょう。
結婚式の打ち合わせのように担当のプランナーがついて、事前の準備から当日の進行までを請け負ってくれます。
幹事を依頼する際のポイントはおわかりいただけましたでしょうか。
二次会幹事を担当してくれた人へは、アフターフォローも忘れずに行いたいものです。次は、幹事へ渡すお礼の品について見ていきます。
新郎新婦から二次会幹事へ！おすすめのお礼の品と渡すタイミング
結婚式の二次会を担当してくれた幹事へは、感謝の気持ちを込めてお礼を渡すようにしましょう。先輩カップルは、次のようなお礼をしています。
- ・二次会の会費を新郎新婦が負担した
- ・二次会の中でサプライズとしてプレゼントを渡した
- ・二次会後に一人ずつにお礼の品を渡した
- ・幹事グループを招待して食事会を開いた
そのほか、幹事以外で当日の受付や撮影などを担当してくれたゲストへは何かしらプレゼントを用意できると良いでしょう。
幹事へのお礼の品は必ず渡さなければならないものではないため、どのタイミングで何を渡すかなどのルールはありません。
幹事の趣味や新郎新婦との関係性などを考慮して対応するようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか。今回は二次会を成功させたい幹事、新郎新婦のために、二次会までに準備することや当日までのスケジュール、注意点などをご紹介しました。
要点をまとめると・・・
・結婚式の二次会幹事を頼まれたらチェック！幹事のやることリスト紹介
・二次会は4ヶ月前から準備をスタート！幹事は早めにお願いして
・結婚式の二次会幹事は友人2～4名にお願いするのが一般的
この記事を参考に、ゲストだけでなく幹事も新郎新婦も楽しめる結婚式の二次会を開催できるとよいでしょう。
そのお悩み、お二人で抱え込まずに結婚式のプロに相談しよう！
今の時期だからこそ、
・結婚式をいつ挙げたらいいんだろう？
・どうやって結婚式準備を進めたらいいかわからない…
そんなお悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか？
ハナユメなら４つのサポートであなたのお悩みが解決できます！
プレ花嫁必見！動画で学べる、式場探しの極意を紹介
式場探しはこちらから検索！
